5 Ý tưởng tổ chức tiệc tất niên ngoài trời ấn tượng

“Chán ngấy” với không gian gò bó của bốn bức tường nhà hàng, khách sạn? Tổ chức tất niên ngoài trời chính là xu hướng mang đến một làn gió mới, tạo ra một bữa tiệc bùng nổ, đáng nhớ và thực sự gắn kết. Tuy nhiên, để tổ chức thành công một sự kiện ngoài trời đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng hơn rất nhiều. Bài viết của Star Event sẽ gợi ý những ý tưởng độc đáo và một bản kế hoạch chi tiết nhất để biến bữa tiệc cuối năm của công ty bạn thành một kỷ niệm không thể nào quên.

Tại sao nên tổ chức tiệc tất niên ngoài trời?

Trong bối cảnh ngày càng nhiều doanh nghiệp muốn làm mới trải nghiệm nhân sự và tạo dấu ấn riêng cho mỗi dịp cuối năm, tiệc tất niên ngoài trời trở thành lựa chọn được yêu thích nhờ những ưu điểm vượt trội so với không gian truyền thống. Dưới đây là những lý do khiến xu hướng này “lên ngôi”.

Không gian mở giúp bữa tiệc thêm năng động và gần gũi

Không bị giới hạn bởi bốn bức tường như nhà hàng hay khách sạn, tiệc ngoài trời mang lại cảm giác thoáng đãng, tự nhiên và dễ chịu. Điều này đặc biệt phù hợp với những công ty trẻ trung, năng động, muốn phá bỏ khuôn mẫu và khơi gợi tinh thần tự do sáng tạo.

Thêm vào đó, sự kết nối giữa người tham dự cũng trở nên gần gũi hơn khi họ được hòa mình vào không gian mở, không còn cảm giác bị “đóng hộp” trong khuôn khổ nghi thức.

Xem thêm: Gợi ý cách tổ chức liên hoan cuối năm

Tối ưu cho các hoạt động gắn kết, team building

Một trong những điểm cộng lớn của tiệc tất niên ngoài trời là khả năng tổ chức các hoạt động tương tác, trò chơi vận động, thi đấu đội nhóm quy mô lớn mà không lo bị giới hạn diện tích.

Từ các trò chơi nhẹ nhàng như kéo co, đố vui, đến những hoạt động team building chuyên sâu, không gian rộng rãi và linh hoạt sẽ là “sân khấu” lý tưởng để khuấy động bầu không khí và tăng cường sự gắn kết nội bộ.

Tạo dấu ấn sáng tạo & khoảnh khắc khó quên

Không gian ngoài trời mang đến cảm hứng trang trí độc đáo và tự nhiên. Bạn có thể tổ chức tiệc dưới ánh hoàng hôn, giữa khu vườn xanh mát, bên hồ bơi hay trên bãi cỏ – nơi từng góc ảnh đều có thể trở thành “background sống ảo” lý tưởng.

Ngoài ra, ánh sáng tự nhiên cũng giúp đội ngũ media ghi lại những khoảnh khắc chân thực và đẹp mắt hơn nhiều so với không gian kín. Tất cả tạo nên một trải nghiệm khác biệt, mang lại cảm xúc tích cực cho nhân viên và khách mời.

Xem thêm: Top 50+ lời chúc tất niên ý nghĩa

Top 5 ý tưởng chủ đề (concept) cho tiệc tất niên ngoài trời

Không gian mở cho phép bạn hiện thực hóa những ý tưởng mà phòng tiệc truyền thống không thể đáp ứng. Dưới đây là 5 concept độc đáo, sáng tạo và phù hợp nhất để biến bữa tiệc tất niên ngoài trời của bạn thành một sự kiện không thể nào quên.

Tiệc nướng BBQ & Đêm nhạc Acoustic

Bạn đang tìm kiếm một bữa tiệc đậm chất chill, gần gũi và dễ gắn kết? Hãy thử ý tưởng kết hợp tiệc nướng BBQ cùng một đêm nhạc acoustic nhẹ nhàng. Với không khí ấm cúng, thân mật, mọi người cùng nhau chuẩn bị, nướng đồ ăn và thưởng thức âm nhạc mộc mạc bên ánh lửa. Không cần quá cầu kỳ, chỉ cần một không gian sân vườn hoặc bãi cỏ rộng, cùng một ban nhạc nhỏ, bạn đã có ngay một đêm tiệc đậm chất “healing”.

Sau bữa ăn, mọi người quây quần bên nhau, lắng nghe những bản nhạc mộc mạc từ một ban nhạc acoustic. Đây cũng là cơ hội để các “cây văn nghệ” của công ty trổ tài.

Pool Party – Tiệc bể bơi sôi động

Nếu công ty bạn có nhiều thành viên trẻ, ưa thích sự năng động, phá cách thì đây là lựa chọn không thể bỏ qua. Concept trẻ trung, bùng nổ với âm nhạc EDM, các trò chơi dưới nước và những ly cocktail mát lạnh.

Pool party không chỉ là bữa tiệc, mà còn là một “lễ hội mùa hè” thu nhỏ ngay giữa mùa cuối năm. Tạm gác lại những bộ vest hay váy đầm công sở, mọi người cùng diện những bộ đồ bơi rực rỡ, hòa mình vào làn nước mát và âm nhạc EDM sôi động. Bao gồm các hoạt động nổi bật như:

• Đại chiến bóng nước: Chia đội và tham gia các trò chơi đối kháng dưới nước.
• DJ biểu diễn: Một DJ chuyên nghiệp sẽ là linh hồn của bữa tiệc, giữ cho không khí luôn “cháy”.
• Quầy bar di động: Phục vụ các loại cocktail nhiệt đới, mocktail và trái cây tươi mát ngay tại bể bơi.
• Không gian lý tưởng: Các villa, khách sạn hoặc resort có khu vực bể bơi riêng, đủ rộng và an toàn.

Camping Night – Cắm trại qua đêm

Đây là một trải nghiệm độc đáo 2 trong 1: vừa là tiệc tất niên, vừa là một chuyến du lịch dã ngoại ngắn ngày, giúp mọi người thực sự “reset” và thoát khỏi thành phố ồn ào. Trải nghiệm độc đáo, kết hợp giữa tiệc tùng, lửa trại, các hoạt động team building và nghỉ ngơi qua đêm giữa thiên nhiên.

Một lựa chọn hoàn hảo nếu bạn muốn tổ chức tiệc kết hợp du lịch nội bộ. Kết nối với thiên nhiên và kết nối với đồng đội. Cùng nhau dựng lều, nhóm lửa, tham gia các trò chơi lớn và chia sẻ những câu chuyện quanh đống lửa trại.

Bao gồm các hoạt động nổi bật:

• Team building “Sinh tồn”: Tổ chức các thử thách như dựng lều nhanh nhất, đi tìm kho báu, giải mật thư…
• Đêm lửa trại: Đây là khoảnh khắc ý nghĩa nhất. Mọi người cùng nhau nướng ngô, khoai, hát cho nhau nghe và chia sẻ những tâm sự, kỷ niệm trong năm qua.
• Không gian lý tưởng: Các khu cắm trại chuyên nghiệp (camping site), khu du lịch sinh thái hoặc các bãi đất trống rộng gần hồ, gần rừng.

Garden Party – Tiệc sân vườn sang trọng

Lấy cảm hứng từ những bữa tiệc trà kiểu Anh, đây là concept dành cho những công ty yêu thích sự thanh lịch, tinh tế và lãng mạn. Nếu bạn hướng tới một bữa tiệc nhẹ nhàng, tinh tế nhưng vẫn đủ độ ấn tượng, Garden Party là sự lựa chọn hoàn hảo.

Một không gian tiệc sang trọng, nên thơ giữa khu vườn xanh mát. Mọi thứ được trang trí chỉn chu, từ những bàn tiệc dài phủ khăn trắng, hoa tươi, nến đến những dải đèn lấp lánh giăng trên cao.

Hoạt động nổi bật:

• Workshop cắm hoa/làm cocktail: Một hoạt động nhẹ nhàng, tinh tế để khách mời có thể tự tay tạo ra sản phẩm và mang về làm kỷ niệm.
• Ban nhạc Jazz hoặc hòa tấu violin: Âm nhạc du dương, sang trọng sẽ là chất xúc tác hoàn hảo cho không khí của bữa tiệc.
• Không gian lý tưởng: Sân vườn của các nhà hàng cao cấp, các villa có kiến trúc đẹp hoặc các trung tâm hội nghị có không gian ngoài trời.

Kế hoạch tổ chức tiệc tất niên ngoài trời chi tiết

Tổ chức tiệc ngoài trời mang lại nhiều cảm xúc và trải nghiệm mới lạ, nhưng cũng đi kèm không ít thử thách. Khác với tiệc trong nhà một nơi mọi thứ đã sẵn sàng, thì tiệc ngoài trời đòi hỏi bạn phải tính toán kỹ lưỡng từ thời tiết đến hậu cần. Dưới đây là quy trình 5 bước cụ thể để bạn không bỏ sót bất kỳ hạng mục quan trọng nào và đảm bảo buổi tiệc diễn ra suôn sẻ, trọn vẹn.

Bước 1: Lựa chọn địa điểm và khảo sát thực tế

Không gian là yếu tố then chốt trong một buổi tiệc ngoài trời. Đừng chỉ chọn địa điểm vì đẹp mà hãy đảm bảo nó phù hợp với quy mô và nhu cầu tổ chức thực tế. Xác định các tiêu chí quan trọng:

• Không gian có đủ rộng cho số lượng khách mời và các hoạt động không? Mặt bằng có đủ phẳng để kê bàn ghế, dựng sân khấu không?
• Có đủ nguồn điện ổn định để cung cấp cho toàn bộ hệ thống âm thanh, ánh sáng và các thiết bị khác không? Vị trí ổ cắm có thuận tiện không?
• Số lượng và chất lượng nhà vệ sinh có đáp ứng được nhu cầu của khách mời không? Có sạch sẽ và dễ tìm không?
•  Cần có một khu vực có mái che sẵn (sảnh, hiên…) để làm phương án B hoặc làm nơi lưu trữ đồ đạc, thực phẩm.

Hãy đến khảo sát địa điểm vào đúng khung giờ bạn dự kiến tổ chức tiệc (ví dụ: 4 giờ chiều). Việc này giúp bạn kiểm tra các yếu tố thực tế như: hướng nắng có bị chói không, hướng gió có quá mạnh không, có bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn xung quanh không?

Bước 2: Lên kịch bản & timeline chương trình

Một chương trình hấp dẫn là yếu tố giữ chân người tham dự. Với không gian mở, kịch bản cần sáng tạo hơn, đồng thời linh hoạt để thích ứng với các tình huống bất ngờ.

Phân bổ thời gian hợp lý về các hoạt động vận động nên được tổ chức vào buổi chiều khi trời còn sáng và mát mẻ. Còn phần lễ sẽ tổ chức vào lúc hoàng hôn để tận dụng khung cảnh đẹp và không khí lãng mạn. Và bắt đầu buổi tiệc khi trời tối hẳn, kết hợp với ánh sáng đèn để tạo không khí ấm

Cùng với đó hãy chuẩn bị sẵn các “kịch bản con” cho các tình huống khác nhau. Ví dụ: Nếu trời mưa nhỏ, các hoạt động sẽ được dời vào khu vực nhà bạt. Nếu mưa to, chương trình sẽ chuyển sang các trò chơi sân khấu trong nhà. Sự linh hoạt này giúp bạn không bị động trước sự thay đổi của thời tiết.

Bước 3: Chuẩn bị hậu cần và trang thiết bị kỹ thuật

Không như tiệc trong nhà, bạn phải mang cả “sân khấu” ra ngoài trời. Điều này đồng nghĩa với việc cần lên danh sách hậu cần kỹ lưỡng.

Các hạng mục quan trọng bao gồm:

• Hệ thống âm thanh, ánh sáng chuyên dụng cho môi trường ngoài trời

• Nhà bạt, ô dù, quạt công nghiệp hoặc máy sưởi tùy theo thời tiết

• Sân khấu di động, bàn ghế phù hợp với mặt bằng

Bước 4: Lên thực đơn phù hợp

Đồ ăn không chỉ ngon mà còn phải “thực tế” khi tổ chức ngoài trời. Hãy chọn những hình thức phục vụ vừa nhanh chóng, vừa phù hợp với bầu không khí sôi động. Ưu tiên hình thức tiệc linh hoạt:

• Tiệc buffet: Cho phép khách mời tự do lựa chọn món ăn và di chuyển, giao lưu.
• Tiệc nướng BBQ: Tạo không khí thân mật, vui vẻ, nơi mọi người có thể cùng tham gia.
• Food truck (Xe bán đồ ăn): Một ý tưởng độc đáo và tiện lợi, cung cấp các món ăn nhanh như burger, khoai tây chiên, xúc xích…

Hãy lưu ý lựa chọn đơn vị cung cấp F&B uy tín, có kinh nghiệm phục vụ tiệc ngoài trời và có yêu cầu về các thiết bị giữ nóng (đối với món nóng) và thùng đá ướp lạnh (đối với salad, trái cây, đồ uống) để đảm bảo chất lượng món ăn trong suốt bữa tiệc.

Bước 5: Lên phương án dự phòng (Quan trọng nhất)

Dù bạn chuẩn bị kỹ đến đâu, thời tiết vẫn luôn là yếu tố “khó lường”. Vì vậy, một phương án B là bắt buộc nếu không muốn rơi vào thế bị động.

Các kịch bản dự phòng nên có:

• Khu vực di chuyển vào trong nhà hoặc lều bạt lớn nếu mưa/gió

• Chuyển một số hoạt động thể chất thành trò chơi nhẹ hoặc tiết mục biểu diễn

• Bố trí thêm thiết bị sưởi/quạt để đảm bảo trải nghiệm của người tham dự

Gợi ý các địa điểm lý tưởng để tổ chức tất niên ngoài trời

Chọn đúng địa điểm là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của tiệc tất niên ngoài trời. Không gian phù hợp không chỉ giúp tăng trải nghiệm cho người tham dự mà còn thuận tiện cho việc tổ chức hậu cần, trang trí và vận hành chương trình. Dưới đây là một số gợi ý phù hợp với nhiều nhu cầu và ngân sách khác nhau.

Các khu resort, villa ngoại thành 

Nếu bạn muốn tìm kiếm sự riêng tư, tiện nghi mà vẫn tận hưởng được không khí trong lành thì các khu resort hoặc villa ven đô là lựa chọn lý tưởng. Không gian xanh mát, cảnh quan đẹp, sẵn dịch vụ ăn uống và lưu trú giúp bạn dễ dàng tổ chức tiệc kèm hoạt động nghỉ dưỡng.

Phù hợp với concept như Garden Party, Pool Party, Team building kết hợp Gala Dinner.

Gợi ý tham khảo:

• Gần Hà Nội: Flamingo Đại Lải, Serena Resort Kim Bôi, Ba Vì Resort, các villa tại Sóc Sơn…
• Gần TP.HCM: An Lâm Retreats Saigon River, các resort tại Hồ Tràm – Vũng Tàu, các villa tại Cần Giờ..

Các khu du lịch sinh thái, nông trại 

Đây là lựa chọn tuyệt vời cho những buổi tiệc thiên về trải nghiệm, gần gũi với thiên nhiên.
Kết hợp team building, picnic và hoạt động nông trại sẽ tạo cảm giác mới lạ, gắn kết cho tập thể nhân viên. Chi phí cũng “mềm” hơn so với resort cao cấp.

Phù hợp với concept: Camping Night, Sport Day, Tiệc BBQ, các hoạt động team building theo chủ đề nông trại.

Gợi ý tham khảo:

• Gần Hà Nội: My Hill Sóc Sơn, Đồng Mô Camping Sport, các farmstay tại Ba Vì…
• Gần TP.HCM: Làng du lịch Tre Việt, Khu du lịch Bửu Long, các farmstay tại Củ Chi, Đồng Nai…

Bãi biển 

Nếu bạn ở gần các khu vực ven biển, tại sao không tổ chức một bữa tiệc tất niên phong cách “tropical” độc đáo? Tiệc bãi biển kết hợp âm nhạc, BBQ và các trò chơi vận động sẽ tạo ra một buổi tối sôi động và đầy năng lượng.

• Ưu điểm: Không gian lãng mạn và phóng khoáng với khung cảnh hoàng hôn trên biển là một background “triệu đô” cho mọi bức ảnh. Có thể tổ chức các trò chơi trên bãi biển, bóng chuyền, đốt lửa trại…
• Nhược điểm & Lưu ý: Sẽ phụ thuộc rất nhiều vào thời tiết và thủy triều, bởi việc vận chuyển và lắp đặt thiết bị (âm thanh, ánh sáng, sân khấu) sẽ khó khăn và tốn kém hơn. Bên cạnh đó sẽ cần đảm bảo vấn đề an ninh và an toàn khi tổ chức gần biển.

Phù hợp với concept Beach Party, Lửa trại, Tiệc hải sản BBQ. Bạn có thể tham khảo: Các bãi biển tại Vũng Tàu, Phan Thiết, Đà Nẵng, Nha Trang, Phú Quốc…

Sân vận động, không gian công cộng lớn 

Nếu công ty bạn có số lượng nhân viên đông và cần một khu vực rộng để tổ chức các hoạt động tập thể quy mô lớn, các sân vận động hoặc công viên là lựa chọn hợp lý. Bởi sức chứa không giới hạn nên sẽ đáp ứng được số lượng người tham gia cực lớn. Cơ sở vật chất tốt, có sẵn khán đài, mặt bằng rộng để dựng sân khấu lớn.

Tuy nhiên, hãy lưu ý về thủ tục xin phép tổ chức sự kiện nơi công cộng, cũng như chuẩn bị kỹ về bảo vệ, an ninh, vệ sinh và hậu cần. Cần phải xin giấy phép tổ chức sự kiện từ các cơ quan chức năng có thẩm quyền, đây là một quy trình tốn thời gian và công sức. Đặc biệt là chi phí rất cao để thuê địa điểm và các dịch vụ đi kèm thường rất đắt đỏ.

• Phù hợp với concept: Đại nhạc hội, Ngày hội thể thao quy mô lớn, Lễ vinh danh hoành tráng.
• Gợi ý tham khảo: Sân vận động Mỹ Đình, Sân vận động Quân khu 7, các quảng trường lớn…

Những lưu ý khi tổ chức tiệc ngoài trời

Tổ chức tiệc tất niên ngoài trời mang đến không gian mở, sự tự do thoải mái và trải nghiệm khác biệt so với trong nhà. Tuy nhiên, chính những yếu tố tự nhiên, kỹ thuật và con người cũng đặt ra nhiều thách thức đòi hỏi người tổ chức phải có sự chuẩn bị kỹ càng. Dưới đây là những lưu ý quan trọng không thể bỏ qua để sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công.

Luôn có phương án B cho thời tiết

Thời tiết là yếu tố bất định lớn nhất khi tổ chức ngoài trời. Việc chuẩn bị kỹ phương án dự phòng như nhà bạt, ô dù hoặc chuyển sang không gian trong nhà nếu cần thiết sẽ giúp bạn tránh được tình huống “tiệc dang dở” vì mưa gió hoặc nắng nóng.

• Nếu trời mưa: Luôn chuẩn bị sẵn một không gian có mái che (nhà bạt, sảnh trong nhà…) đủ lớn để di chuyển toàn bộ khách mời và các hoạt động chính vào bên trong. Hãy trao đổi và thống nhất kịch bản này với toàn bộ ekip từ trước.
• Nếu trời nắng gắt: Chuẩn bị ô dù lớn, quạt công nghiệp, máy phun sương và bố trí các khu vực có bóng râm để khách mời nghỉ ngơi.
• Nếu trời trở lạnh (vào buổi tối): Máy sưởi ngoài trời hoặc một khu vực lửa trại ấm cúng sẽ là “cứu cánh” tuyệt vời.

Chuẩn bị hệ thống âm thanh, ánh sáng đủ công suất

Không gian mở làm âm thanh bị “loãng” đi rất nhiều. Bạn cần một hệ thống loa có công suất lớn hơn đáng kể so với trong nhà để đảm bảo mọi người, dù ở xa sân khấu, vẫn có thể nghe rõ MC và âm nhạc.

Khi trời tối, sự kiện của bạn phụ thuộc hoàn toàn vào ánh sáng nhân tạo. Ngoài đèn sân khấu, hãy đảm bảo có đủ đèn chiếu sáng cho toàn bộ khu vực: lối đi, khu vực ăn uống, bãi đỗ xe, nhà vệ sinh… để đảm bảo an toàn và thuận tiện cho việc di chuyển.

Đừng quên thuốc chống côn trùng và dụng cụ y tế cơ bản

Môi trường ngoài trời dễ gây khó chịu cho khách mời do muỗi, côn trùng hoặc các tình huống nhỏ như trầy xước, chóng mặt. Chuẩn bị các loại thuốc chống côn trùng, bông băng, thuốc sát trùng,… sẽ giúp tăng sự an tâm và thoải mái cho mọi người.

Thông báo trước cho khách mời về trang phục phù hợp

Do đặc thù ngoài trời có thể nóng lạnh thất thường hoặc mặt đất gồ ghề, việc thông báo rõ ràng về trang phục, giày dép phù hợp sẽ giúp khách mời thoải mái tham gia mà không bị bất tiện.

Vấn đề vệ sinh và dọn dẹp sau sự kiện

Không gian ngoài trời cần được giữ gìn sạch sẽ để tránh ảnh hưởng đến môi trường xung quanh. Lên kế hoạch dọn dẹp kỹ lưỡng sau tiệc là điều bắt buộc để thể hiện trách nhiệm và văn minh khi tổ chức sự kiện ngoài trời.

Kết luận

Tổ chức tiệc tất niên ngoài trời chắc chắn sẽ mang lại những trải nghiệm độc đáo, những kỷ niệm khác biệt mà không một không gian kín nào có thể sánh được. Nó là cơ hội để mọi người thực sự thoát khỏi guồng quay công việc, hòa mình vào thiên nhiên và tái tạo năng lượng một cách trọn vẹn nhất.

Dù quá trình chuẩn bị có phần phức tạp hơn, nhưng với một bản kế hoạch kỹ lưỡng, sự chuẩn bị chu đáo cho các phương án dự phòng và những lưu ý quan trọng đã được chia sẻ, bạn hoàn toàn có thể tự tin tổ chức một sự kiện ngoài trời thành công rực rỡ. Chúc cho bữa tiệc cuối năm của công ty bạn sẽ là một kỷ niệm khó phai trong lòng mỗi thành viên.